העליתם למחברת את קובץ המעקב של הצוות, שאלתם עליו כמה שאלות, וזה עבד מצוין. שבועיים אחר כך שאלתם שוב וקיבלתם תשובה שמתייחסת לנתונים שכבר לא נכונים.
יש שתי דרכים להכניס קובץ למחברת, והן מתנהגות אחרת לגמרי. העלאה יוצרת עותק קפוא ברגע ההעלאה. חיבור מ-Google Drive יוצר קישור חי, וכשמישהו עורך את המסמך המחברת רואה את הגרסה החדשה. רוב האנשים מעלים מתוך הרגל ואז מתחזקים את המחברת ידנית — מוחקים מקור ישן, מעלים מחדש, מגלים שפיספסו עדכון. הבחירה הנכונה בין שתי השיטות מבטלת את כל התחזוקה הזאת.
שלבי העבודה
- במקום להעלות קובץ, בחרו ב"הוספת מקור" ואז ב-Google Drive.
- בחרו את המסמך או הגיליון מהרשימה.
- ודאו שבחרתם את הקובץ שהצוות באמת עורך, ולא עותק פרטי שלכם.
- מכאן ואילך אין מה לעשות. עדכון במסמך מגיע למחברת בלי פעולה מצדכם.
- לקבצים שלא ישתנו לעולם, השאירו העלאה רגילה.
מתי חיבור חי, ומתי העלאה
חברו מ-Drive כשהמסמך עוד בתנועה: גיליון מעקב של צוות, פרוטוקולים שמתארכים מפגישה לפגישה, מחירון, תוכנית עבודה, רשימת אנשי קשר. כל מסמך שאתם לא היחידים שנוגעים בו, או שאתם עצמכם עורכים כל שבוע.
העלו כקובץ כשהתוכן סגור: נוהל מאושר, חוזה חתום, דוח שפורסם, מאמר. שם דווקא ההקפאה היא היתרון — אתם רוצים שהתשובה תתייחס לגרסה שהייתה בתוקף, גם אם מישהו יערוך את המסמך מחר.
איך יודעים שהמחברת מעודכנת
שאלו אותה על פרט אחד שאתם יודעים שהשתנה לאחרונה. אם היא מחזירה את הערך הישן, החיבור לא מה שחשבתם. בדיקה של שלושים שניות שחוסכת החלטה על נתון שגוי.
התוצאה: מחברת שמתחזקת את עצמה, במקום רשימת מקורות שאתם מעדכנים ידנית.
רוצים לתרגל? קחו קובץ אחד שהצוות שלכם עורך כל שבוע, וחברו אותו מ-Drive במקום להעלות אותו.