ישיבת הצוות של יום ראשון נגמרת, וכולם ממהרים. מישהו צריך לשלוח מייל עם מה שסוכם ומי לוקח מה. לפעמים זה אתם, לפעמים אף אחד, ובשבוע הבא מתחילים את הישיבה בניסיון להיזכר.
באוקטובר Google התחילה להוסיף למסך שמופיע בסוף ישיבה ב-Meet אזור בשם «שגרות לישיבה הזו». בלחיצה אחת אפשר להפעיל טיוטת מייל המשך, או לייצא את משימות הפעולה מהישיבה. הכוח האמיתי הוא בישיבות שחוזרות: מגדירים פעם אחת לישיבה הקבועה, ומאותו רגע הטיוטה מחכה לכם אחרי כל מפגש. זה זמין בארגונים במנויי Business Standard ו-Plus ו-Enterprise Standard ו-Plus, והפריסה הדרגתית ועשויה להימשך יותר מ-15 יום.
שלבי העבודה
- בתחילת הישיבה הקבועה הפעילו את «רשום הערות בשבילי» של Gemini. בלי זה לא יופיעו שגרות.
- בסוף הישיבה, במסך שאחרי היציאה, חפשו את האזור «שגרות לישיבה הזו».
- הפעילו את טיוטת מייל ההמשך, ובחרו להחיל אותה על הישיבה החוזרת.
- פתחו את הטיוטה ב-Gmail, תקנו שמות ותאריכים, והוסיפו שורה משלכם.
- אחרי שלוש ישיבות החליטו אם להוסיף גם את ייצוא משימות הפעולה.
למה דווקא ישיבה חוזרת
בישיבה חד-פעמית החיסכון הוא מייל אחד. בישיבה שבועית הוא מצטבר, וחשוב מזה: כולם מתרגלים לקבל סיכום באותו מבנה, באותו יום. אחרי כמה שבועות קל לראות אילו משימות חוזרות שוב ושוב בלי להיסגר. התחילו בישיבה אחת שאתם מנהלים, ולא בכל היומן, כדי שתוכלו לבדוק את איכות הטיוטות לפני שמרחיבים. אם אחרי שלוש ישיבות אתם עדיין מתקנים את רוב המייל, השגרה לא חוסכת לכם זמן, ועדיף לוותר עליה.
התוצאה: טיוטת סיכום שמחכה לכם אחרי כל ישיבה קבועה, ואתם רק מתקנים ושולחים.
רוצים לתרגל? בחרו ישיבה קבועה אחת שלכם, והגדירו לה את השגרה בפעם הבאה שהיא מתקיימת.