הטופס הזה חוזר כל חודש. הנתונים שנכנסים אליו מגיעים תמיד מאותם שני מקומות, ואתם עדיין עוברים בין הקבצים, מעתיקים תא, חוזרים, מדביקים.
הצעד שמשנה את זה הוא לא לבקש "מלא לי את הטופס" אלא להצמיד לבקשה את מקורות הנתונים הקבועים — הקובץ שממנו נלקחים הסכומים, הטבלה שבה נמצאים הפרטים, הדוח שממנו מגיע הסטטוס — ולבקש מילוי מלא, שדה אחר שדה, כשליד כל ערך מצוין מאיפה הוא נלקח.
הדרישה למקור לכל שדה היא הלב של הטכניקה, לא תוספת. בלעדיה תקבלו טופס מלא ואחיד למראה, ולא תדעו אילו שדות באמת נמצאו ואילו הושלמו מהיגיון פנימי. איתה אתם מקבלים גם רשימה קצרה של מה שחסר — וזו בדיוק הרשימה שהייתם מגלים בעצמכם רק בסוף.
כשהטופס באמת חוזר, שווה לשמור את הבקשה עצמה. פרומפט קבוע שמשתנה בו רק שם החודש הופך את המשימה מעשרים דקות לשתיים, ומבטיח שהטופס ימולא באותה שיטה גם כשמישהו אחר יעשה את זה.
אותה שיטה עובדת גם על דוחות תקופתיים, לא רק על טפסים: אותו מבנה שחוזר, נתונים שמגיעים מאותם מקומות, והבדל אחד בין הפעמים. ככל שהמסמך חוזר יותר, ההשקעה החד-פעמית בניסוח הבקשה משתלמת מהר יותר.
שלבי העבודה
- צרפו לבקשה את הטופס הריק ואת כל הקבצים שמהם נשאבים הנתונים.
- בקשו מילוי שדה אחר שדה, ולא סיכום או טיוטה חופשית.
- דרשו שליד כל ערך יצוין המקור שממנו נלקח.
- בקשו רשימה נפרדת של שדות שלא נמצא להם מקור.
- מלאו ידנית רק את הרשימה הזו, ושמרו את הפרומפט לפעם הבאה.
התוצאה: טופס מלא עם שרשרת מקורות, ורשימה קצרה של מה שנשאר לכם באמת לעשות.
רוצים לתרגל? קחו את הטופס הקרוב שאתם צריכים למלא, והריצו עליו את הבקשה במקום להתחיל להעתיק.