אתם פותחים את היומן של השבוע הקרוב ורואים קיר. עשרים ושתיים פגישות, חלקן חופפות, ואין בו שעה רצופה אחת לעבודה אמיתית. הרפלקס הוא להתארגן טוב יותר; הצעד היעיל יותר הוא לשאול איזו מהן בכלל צריכה אתכם.
אפשר לתת ל-Copilot לעבור על השבוע ולסווג כל פגישה לאחת מארבע קטגוריות: לבטל, להשתתף, להאציל למישהו אחר, או להחליף בעדכון אסינכרוני. הסיווג הרביעי הוא זה שנוטים לשכוח — לא כל דבר שדורש יישור קו דורש חצי שעה של כולם באותו חדר.
הכוח כאן הוא לא בהחלטה אלא בהעלאת השאלה. פגישה שנכנסה ליומן לפני שנה כחוזרת שבועית ממשיכה להתקיים כי אף אחד לא עצר לשאול אם היא עדיין נחוצה. רשימה שמציגה את כולן יחד, עם הצעת סיווג לכל אחת, מכריחה את השאלה הזו לעלות שבע-עשרה פעם בחמש דקות.
הערה טכנית: היכולת נמצאת בהשקה מדורגת, וארגונים מסוימים דורשים אישור של מנהל מערכת. אם התשובה מתייחסת רק לפגישות שהזמנתם אתם ולא לכל היומן, זו כנראה הסיבה.
שימוש שני שנובע מאותה סקירה: לבקש לזהות אילו פגישות חוזרות נקבעו לפני יותר מחצי שנה ולא שינו אף פעם את הכותרת או את רשימת המשתתפים. אלה בדרך כלל המועמדות החזקות ביותר לביטול, והן גם אלה שהכי קל לשכוח שהן שם.
שלבי העבודה
- בקשו סקירה של השבוע הקרוב, ולא של היום — התמונה השבועית היא זו שחושפת את הכפילויות.
- ציינו מה המטרות שלכם לשבוע הזה; בלעדיהן אין קריטריון שלפיו משהו נחשב מיותר.
- בקשו סיווג לארבע קטגוריות עם נימוק של שורה לכל פגישה.
- עברו על הרשימה וסמנו רק את מה שאתם מסכימים איתו.
- לפגישות שסומנו לביטול או להאצלה — בקשו טיוטת הודעה קצרה ומנומסת.
התוצאה: שתיים-שלוש פגישות יורדות מהשבוע, ואיתן חוזרת השעה הרצופה שחיפשתם.
רוצים לתרגל? הריצו את זה על השבוע הבא ביום חמישי, כשעוד אפשר לבטל בנימוס.