ביקשתם לנסח מייל "בצורה מקצועית ומנומסת", וקיבלתם משהו שנשמע כמו מכתב מבנק. נכון טכנית, אבל אתם לא מסוגלים לשלוח את זה בשם שלכם, אז אתם יושבים ומשכתבים.
הבעיה היא שמילים כמו מקצועי, מנומס או קצר הן הוראות מופשטות. לכל אחד הן אומרות משהו אחר, ולכלי אין דרך לדעת מה הן אומרות לכם. כשאין לו מידע ממשי הוא נופל לממוצע של כל מה שראה, וממוצע תמיד נשמע גנרי. לעומת זאת, מי יקרא את זה ומה אתם רוצים שיקרה אחר כך הם עובדות. הן מצמצמות את הטווח ומכריחות אותו לבחור.
שלבי העבודה
- במקום להגדיר סגנון, כתבו מי הנמען ומה הקשר שלכם אליו.
- הוסיפו מה אתם רוצים שיקרה אחרי שהוא יסיים לקרוא. אישור, החלטה, תשובה בכתב, או רק עדכון.
- ציינו מה הנמען כבר יודע, כדי שלא יסביר לו מהתחלה דברים שמייגעים אותו.
- אם יש רגישות בעניין, אמרו אותה במפורש. הכלי לא ינחש שיש כאן היסטוריה.
- בקשו שתי גרסאות בטונים שונים ובחרו. זול יותר מלשכתב.
ההבדל שקל לראות
קחו טקסט אחד ובקשו אותו פעמיים. בפעם הראשונה כתבו רק "תנסח בצורה מקצועית". בפעם השנייה הוסיפו נמען ומטרה. הראשונה תחזור אליכם ארוכה, מלאה בנימוסים ובלי בקשה ברורה. השנייה תהיה קצרה יותר, תפתח בעיקר, ותסתיים במשפט שאומר מה אתם רוצים. זה אותו מודל ואותו טקסט מקור, וההבדל הוא רק במידע שנתתם.
מה עוד נחשב הקשר
לא רק תפקיד. גם כמה זמן אתם מכירים, אם הייתה שיחה קודמת בנושא, אם מישהו נוסף מועתק למייל, ואם התשובה צפויה להיות שלילית. כל אחד מהפרטים האלה משנה את הניסוח, ואף אחד מהם לא נגזר מהמילה "מקצועי".
התוצאה: במקום טיוטה גנרית שדורשת שכתוב מלא, טקסט שאפשר לשלוח כמעט כמו שהוא.
רוצים לתרגל? קחו מייל שאתם צריכים לשלוח היום, וכתבו לפני הבקשה שתי שורות: מי הנמען ומה אתם רוצים שיעשה.